Adresář

Tento návod je pro službu: Vyfakturuj.cz, SimpleShop

V následujícím návodu si ukážeme, jak snadno pracovat s adresářem kontaktů v systémech Vyfakturuj.cz a SimpleShop. Jak adresář vytvořit, zobrazit doklady k danému kontaktu, jak kontakt smazat a další vychytávky, které se vám jistě budou hodit.

Adresář je vždy sdílený pro všechny firmy pod jedním uživatelským účtem.

Jak vytvořit kontakt v adresáři

V menu svého účtu klikněte na Adresář a následně na tlačítko + Přidat nový kontakt.

Přidání nového kontaktu do adresáře

Pro automatické načtení údajů o firmě zvolte zemi, ve které má firma sídlo a zadejte IČO. Tato funkce je zpřístupněna pro firmy se sídlem v České republice a na Slovensku. Případně údaje zadejte ručně.

Adresář - přidání kontaktu

Přehled kontaktů obsahuje ID kontaktu, název a e-mail. Kontakty se v seznamu řadí podle názvu, který v úpravách kontaktu zadáte do políčka Váš název.

Úprava vytvořeného kontaktu

Pokud potřebujete upravit již vytvořený doklad, klikněte na ikonku tužky v sekci Možnosti.

Úprava kontaktu v adresáři

Splatnost faktur

U jednotlivých kontaktů si můžete přednastavit, jaká splatnost faktur bude u dané firmy nebo osoby použita. Toto nastavení má přednost před obecným výchozím nastavením splatnosti.

Splatnost faktur u kontaktu

Přednastavení textů

V úpravě kontaktu máte možnost přednastavit texty, které se vám zobrazí na faktuře: Doplňkový text, který se vám zobrazí na faktuře pod odběratelem, Text před položkami na faktuře, Text v patičce faktury.

Také je možné si nastavit text, který uvidíte pouze vy. Jedná se o Netisknutelnou poznámku.

Zobrazení dokladů k danému kontaktu

Všechny doklady, ve kterých je použit konkrétní kontakt, vyfiltrujete pomocí tlačítka Doklady. Toto tlačítko naleznete ve sloupci Možnosti v řádku s daným kontaktem.

Všechny doklady k danému kontaktu

Smazání kontaktu

Pozor! Tato akce je nevratná, proto si dobře rozmyslete, zda chcete kontakt opravdu smazat.

Co se stane po smazání kontaktu

  • Všechny doklady a šablony s tímto kontaktem budou převedeny na rychlý kontakt.
  • Všechny pravidelné faktury s tímto kontaktem budou pozastaveny.

V případě, že se rozhodnete kontakt v adresáři smazat, klikněte nejprve na ikonku tužky u daného kontaktu pro jeho úpravu. V levém dolním rohu okna poté klikněte na tlačítko Smazat kontakt.

Smazat kontakt z adresáře

V následujícím okně potvrdíte smazání kontaktu, nebo kontakt můžete v adresáři ponechat.

Adresar - smazat nebo ponechat kontakt

Co je rychlý kontakt

Pokud vyplníte ve faktuře údaje o odběrateli, ale kontakt neuložíte, záznam zůstane pouze u faktury a nebude uložen v adresáři. Rychlý kontakt vznikne i v situaci, kdy smažete kontakt z adresáře. I v tomto připadě údaje pouze zůstanou uložené v jednotlivých fakturách.

Rychlý kontakt nemá návaznost na adresář a není proto možné ho prokliknout a zobrazit tak výpis dokladů u daného odběratele.

Vyhledávání v kontaktech

V kontaktech můžete hledat pomocí části názvu firmy nebo e-mailové adresy.

Vyhledávání v adresáři

Export kontaktů

Celý adresář si snadno stáhnete do tabulky ve formátu CSV pomocí tlačítka v horním menu.

Export adresáře

Související články

Gabca-avatar-400x400-1

Tento návod pro vás napsala Gabriela Dřízhalová.

Její vášní je cestování a nejraději relaxuje při práci na zahrádce či procházce přírodou.

Chcete se k článku na něco zeptat?