V následujícím návodu si ukážeme, jak snadno pracovat s adresářem kontaktů v systémech Vyfakturuj.cz a SimpleShop. Jak adresář vytvořit, zobrazit doklady k danému kontaktu, jak kontakt smazat a další vychytávky, které se vám jistě budou hodit.
Adresář je vždy sdílený pro všechny firmy pod jedním uživatelským účtem.
Obsah
Jak vytvořit kontakt v adresáři
V menu svého účtu klikněte na Adresář a následně na tlačítko + Přidat nový kontakt.
Pro automatické načtení údajů o firmě zvolte zemi, ve které má firma sídlo a zadejte IČO. Tato funkce je zpřístupněna pro firmy se sídlem v České republice a na Slovensku. Případně údaje zadejte ručně.
Přehled kontaktů obsahuje ID kontaktu, název a e-mail. Kontakty se v seznamu řadí podle názvu, který v úpravách kontaktu zadáte do políčka Váš název.
Úprava vytvořeného kontaktu
Pokud potřebujete upravit již vytvořený doklad, klikněte na ikonku tužky v sekci Možnosti.
Splatnost faktur
U jednotlivých kontaktů si můžete přednastavit, jaká splatnost faktur bude u dané firmy nebo osoby použita. Toto nastavení má přednost před obecným výchozím nastavením splatnosti.
Přednastavení textů
V úpravě kontaktu máte možnost přednastavit texty, které se vám zobrazí na faktuře:
- doplňkový text – zobrazí se na faktuře pod odběratelem,
- text před položkami na faktuře,
- text v patičce faktury.
Také je možné si nastavit text, který uvidíte pouze vy. Jedná se o Netisknutelnou poznámku.
Zobrazení dokladů k danému kontaktu
Všechny doklady, ve kterých je použit konkrétní kontakt, vyfiltrujete pomocí tlačítka Doklady. Toto tlačítko naleznete ve sloupci Možnosti v řádku s daným kontaktem.
Smazání kontaktu
Pozor! Tato akce je nevratná, proto si dobře rozmyslete, zda chcete kontakt opravdu smazat.
Co se stane po smazání kontaktu
- Všechny doklady a šablony s tímto kontaktem budou převedeny na rychlý kontakt.
- Všechny pravidelné faktury s tímto kontaktem budou pozastaveny.
V případě, že se rozhodnete kontakt v adresáři smazat, klikněte nejprve na ikonku tužky u daného kontaktu pro jeho úpravu. V levém dolním rohu okna poté klikněte na tlačítko Smazat kontakt.
V následujícím okně potvrdíte smazání kontaktu, nebo kontakt můžete v adresáři ponechat.
Co je rychlý kontakt
Pokud vyplníte ve faktuře údaje o odběrateli, ale kontakt neuložíte, záznam zůstane pouze u faktury a nebude uložen v adresáři. Rychlý kontakt vznikne i v situaci, kdy smažete kontakt z adresáře. I v tomto připadě údaje pouze zůstanou uložené v jednotlivých fakturách.
Rychlý kontakt nemá návaznost na adresář a není proto možné ho prokliknout a zobrazit tak výpis dokladů u daného odběratele.
Vyhledávání v kontaktech
V kontaktech můžete hledat pomocí části názvu firmy nebo e-mailové adresy.
Export kontaktů
Celý adresář si snadno stáhnete do tabulky ve formátu CSV pomocí tlačítka v horním menu.
