Číselné řady – základní nastavení a funkce

Tento návod je pro službu: Vyfakturuj.cz, SimpleShop

Nastavení formátu číselných řad je možné u všech typů dokladů. Pokud s číselnými řadami nemáte zkušenosti, inspirujte se v článku Jak na číslování faktur? Čistě logicky.

Nastavení

Číselné řady najdete v Nastavení → Faktury → Číselné řady.

Nastavení číselných řad ve Vyfakturuj.cz a SimpleShopu

Pro plátce a neplátce DPH se nabídka dokladů pro úpravy číselných řad mírně liší. Plátci DPH mají k dispozici daňový doklad a opravný daňový doklad, zatímco neplátci v přehledu najdou příjmový a opravný doklad.

Úprava formátu číslování

U každého typu dokladu je vždy přednastavena jedna číselná řada.

Klikněte na typ dokladu a pak na tlačítko Upravit.

Úprava číselné řady
K dispozici máte výběr ze čtyřech přednastavených formátů.

Zvolte číslo, od kterého bude nová číselná řada začínat. Například v případě, že jste si už do systému naimportovali nějaké dříve vystavené faktury, mělo by v políčku být číslo následující po čísle posledního vystaveného dokladu. Doklady, které vystavíte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu, na ně tak budou plynule navazovat.

Pokud začínáte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu číslovat doklady od vyššího čísla (např. v průběhu roku), doporučujeme v číselné řadě vždy použít proměnnou {yy} nebo {yyyy} pro aktuální rok, aby byly správně odlišeny číselné řady aktuálního a následujícího roku.

Možnosti úpravy číselné řady

Vlastní formát a přidání číselné řady

Podrobnosti k možnostem úpravy formátu číselné řady pomocí proměnných a přidávání dalších číselných řad najdete v návodu Vlastní formát a více číselných řad.

Přechod na nový rok

Na začátku kalendářního roku se číselné řady obsahující proměnnou {yy} nebo {yyyy} automaticky přenastaví na nový rok. Faktury budou v novém roce číslovány opět od začátku, tzn. od čísla 1 (pokud si počáteční číslo řady ručně nenastavíte jinak).

Příklad:

Číselná řada FA{yy}{cccc} skončí 31. 12. 2020 na čísle FA201542.

Další doklad vystavený 1. ledna 2021 bude mít číslo FA210001.

Doklady vystavené na začátku nového roku zpětně, tj. s prosincovým datem, se číslují podle číselné řady odpovídající datumu vystavení. Vystavíte-li tedy v lednu fakturu s datem 28. 12. roku předchozího, zařadí se faktura na konec loňské číselné řady.

Variabilní symbol

Variabilní symbol je u číselných řad generován automaticky. U faktur je VS vytvořen podle čísla faktury (bez písmen). Pro odlišení ostatních typů dokladů systém před číslo dokladu přidává další číslovku:

Typ dokladu Číslovka
Objednávka 4
Opravný daňový doklad 5
Příjmový doklad (k přijaté záloze u neplátce DPH) 6
Daňový doklad (k přijaté záloze u plátce DPH) 6
Zálohová faktura 7
Proforma faktura 9
Výzva k platbě 8

U dokladů, které navazují na předchozí (již vystavený) doklad, se VS přenáší z původního dokladu. Např. na faktuře a z ní vystaveném opravném dokladu bude VS stejný. Stejně tak na zálohové faktuře a z ní vystaveném daňovém (u neplátců DPH příjmovém) dokladu.

U nákladů se VS negeneruje automaticky, ale můžete si ho ručně doplnit podle původního dokladu, který do systému zadáváte.

Mezera v číselné řadě

Pokud dojde ke smazání posledního dokladu v číselné řadě, systém automaticky nahradí jeho číslo dalším dokladem. Nevznikne tedy mezera, která je u účetních dokladů nežádoucí.

Je-li smazaný doklad uprostřed číselné řady, je možné nový doklad k tomuto číslu přiřadit ručně nebo číslo chybějícího dokladu uvést v nastavení řady jako další následující.

Související články

Markéta Hladká

Tento návod pro vás napsala Markéta Hladká ze zákaznické podpory Redbit s. r. o.

Píše články pro uživatele aplikací Vyfakturuj.cz a SimpleShop, a to téměř ve všech chvílích, kdy nepečuje o dva aktivní jednovaječné potomky. Ráda relaxuje na zahradě, nebo u knihy a šálku dobrého čaje.

Chcete se k článku na něco zeptat?