Nastavení formátu číselných řad je možné u všech typů dokladů. Pokud s číselnými řadami nemáte zkušenosti, inspirujte se v článku Jak na číslování faktur? Čistě logicky.
Obsah
Nastavení
Číselné řady najdete v Nastavení → Faktury → Číselné řady.
Pro plátce a neplátce DPH se nabídka dokladů pro úpravy číselných řad mírně liší. Plátci DPH mají k dispozici daňový doklad a opravný daňový doklad, zatímco neplátci v přehledu najdou příjmový a opravný doklad.
Úprava formátu číslování
U každého typu dokladu je vždy přednastavena jedna číselná řada. Klikněte na typ dokladu a pak na tlačítko Upravit.
K dispozici máte výběr ze 4 přednastavených formátů.
Zvolte číslo, od kterého bude nová číselná řada začínat. Například v případě, že jste si už do systému importovali nějaké dříve vystavené faktury, mělo by v políčku být číslo následující po čísle posledního vystaveného dokladu. Doklady, které vystavíte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu, na ně tak budou plynule navazovat.
TIP: Pokud začínáte ve Vyfakturuj.cz nebo SimpleShopu číslovat doklady od vyššího čísla (např. v průběhu roku), doporučujeme v číselné řadě vždy použít proměnnou
{yy}nebo{yyyy}pro aktuální rok, aby byly správně odlišeny číselné řady aktuálního a následujícího roku.
Vlastní formát a přidání číselné řady
Podrobnosti k možnostem úpravy formátu číselné řady pomocí proměnných a přidávání dalších číselných řad najdete v návodu Vlastní formát a více číselných řad.
Přechod na nový rok
Na začátku kalendářního roku se číselné řady obsahující proměnnou {yy} nebo {yyyy} automaticky přenastaví na nový rok. Faktury s proměnnou obsahující pořadové číslo ({ccc} – {cccccc}) budou v novém roce číslovány opět od začátku, tzn. od čísla 1 (pokud si počáteční číslo řady ručně nenastavíte jinak).
Příklad:
Číselná řada FA{yy}{cccc} skončí 31. 12. 2023 na čísle FA230542.
Další doklad vystavený 1. ledna 2024 bude mít číslo FA240001.
Doklady vystavené na začátku nového roku zpětně, tj. s prosincovým datem, se číslují podle číselné řady odpovídající datumu vystavení. Vystavíte-li tedy v lednu fakturu s datem 28. 12. roku předchozího, zařadí se faktura na konec loňské číselné řady.
Variabilní symbol
Variabilní symbol je u číselných řad generován automaticky. U faktur je VS vytvořen podle čísla faktury (bez písmen). Pro odlišení ostatních typů dokladů systém před číslo dokladu přidává další číslovku:
| Typ dokladu | Číslovka |
| Objednávka | 4 |
| Opravný daňový doklad | 5 |
| Příjmový doklad (k přijaté záloze u neplátce DPH) | 6 |
| Daňový doklad (k přijaté záloze u plátce DPH) | 6 |
| Zálohová faktura | 7 |
| Proforma faktura | 9 |
| Výzva k platbě | 8 |
U dokladů, které navazují na předchozí (již vystavený) doklad, se VS přenáší z původního dokladu. Např. na faktuře a z ní vystaveném opravném dokladu bude VS stejný. Stejně tak na zálohové faktuře a z ní vystaveném daňovém (u neplátců DPH příjmovém) dokladu.
U nákladů se VS negeneruje automaticky, ale můžete si ho ručně doplnit podle původního dokladu, který do systému zadáváte.
Mezera v číselné řadě
Při smazání posledního dokladu v číselné řadě systém automaticky nahradí jeho číslo dalším dokladem. Nevznikne tedy mezera.
Mezera vznikne smazáním nebo změnou číselné řady dokladu, který se nachází uprostřed řady vystavených faktur. To obvykle z účetního hlediska není vhodné, proto doporučujeme obrátit se na účetní(ho), která(ý) vám poradí nejvhodnější postup.
