Pomocí importu z CSV do Vyfakturuj.cz snadno přenesete své faktury z jakéhokoliv jiného nástroje pro vystavování faktur, který umožňuje vygenerovat data ve formátu CSV.
POZN.: Import dat z CSV je dostupný pro plátce a neplátce DPH.
Obsah
Jaká data vám přeneseme?
Pomocí importu z CSV je do Vyfakturuj.cz možné přenést pouze vydané faktury. Pokud importovaný soubor bude obsahovat jiné typy dokladů (opravný doklad, objednávka, proforma faktura apod.), budou importovány jako klasická faktura.
Příprava účtu ve Vyfakturuj.cz
- Zkontrolujte, zda máte v Nastavení → Firma/OSVČ → Fakturační údaje uvedeny správné údaje o své firmě.
- Chcete-li ve fakturách použít konkrétní číselnou řadu a platební metody, vytvořte si je v nastavení.
ID číselné řady nebo platební metody vložte do příslušného sloupce v tabulce, kterou budete importovat. Pokud už vhodné číselné řady a platební metody ve svém účtu máte, stačí do souboru pouze přenést jejich ID.
Příprava tabulky pro import
Z nástroje, který aktuálně používáte pro vystavování faktur, vygenerujte tabulku ve formátu CSV. Soubor si uložte do svého počítače. Použít také můžete naše šablony:
POZN.: Data v tabulce jsou uvedena pouze jako příklad, nahraďte je proto vlastními daty.
Šablony jsou jen pro čtení, abyste s tabulkou mohli dála pracovat, stáhněte si ji do svého počítače nebo vytvořte kopii na Google Disku, kde se nachází. Z Google disku si stáhněte přímo formát CSV.
Plátce a neplátce DPH
Pokud tabulka obsahuje faktury plátce i neplátce DPH, je nutné ji rozdělit a každý typ faktur naimportovat zvlášť:
- do jednotlivých firem, jsou-li odlišné (plátce/neplátce DPH) NEBO
- jednotlivé typy faktur samostatně, pokud došlo u firmy ke změně plátcovství. Firmu nejprve ve fakturačních údajích přepněte do jednoho z režimů (plátce/neplátce DPH) a poté naimportujte odpovídající typ faktur. Stejně pak postupujte u druhého režimu plátcovství.
Po dokončení každého importu nezapomeňte zkontrolovat doklady v Seznamu faktur.
Údaje v tabulce
POZOR! Tabulka musí obsahovat text alespoň jedné položky a její cenu. Další údaje jsou nepovinné a budou vyplněny na základě nastavení firmy. Pro co nejvěrnější přenos dokladů je ale vhodné, aby v tabulce bylo co nejvíce informací.
Více položek v jedné faktuře
V případě, že faktura obsahuje více položek, budou jednotlivé hodnoty odděleny svislítkem (|, klávesová zkratka pro vložení: pravý Alt + w).
Číselné řady a platební metody
ID číselné řady má přednost před políčkem Číslo dokladu. Pokud ID není vyplněno, systém použije hodnotu z čísla dokladu.
Pokud již váš účet obsahuje dříve vystavené faktury, doporučujeme v importované tabulce použít ID této existující číselné řady, aby nedošlo k vystavení faktury s duplikovaným číslem.
POZN.: V případě opakovaného importu je vždy nutné znovu nastavit požadované počáteční číslo číselné řady.
Země
Země je v aplikacích prezentována 2 možnostmi – název země a kód země. Kód je třeba uvést v mezinárodním formátu ISO 3166.
Pokud se zadané hodnoty liší (nesedí název a kód), má kód země vždy přednost. Když není ani jedna z hodnot v importu obsažena, nastavíme importovaným dokladům stejný stát, jako je ten, ze kterého je dodavatel.
Převodní kurz měny
Pro faktury v cizí měně je nutné v tabulce uvést převodní kurz dané měny vůči českým korunám. Podle kurzu se vypočítává hodnota v cizí měně.
Jazyk faktury
Do Vyfakturuj.cz mohou být importovány faktury v českém, slovenském, anglickém, německém nebo italském jazyce. Zápis pro jazyk faktury je v tabulce nutné uvést jako kód podle následujícího formátu:
| jazyk | kód jazyka |
| čeština | CS nebo cs |
| slovenština | SK nebo sk |
| němčina | DE nebo de |
| angličtina | EN nebo en |
| italština | IT nebo it |
Pro plátce DPH
Položky %DPH a typ DPH
Ve sloupci Položky %DPH je uvedena sazba DPH v procentech. Ta musí odpovídat hodnotě ve sloupci Položky typ DPH, který určuje, o jaký typ DPH se jedná. V tomto sloupci musí být vždy uvedena číselná hodnota.
Ve faktuře najdete sazby DPH v řádcích u jednotlivých položek.
| Hodnota ve sloupci typ DPH |
O jakou sazbu se jedná | Sazba DPH |
| 2 | Základní | 21 % |
| 8 | Snížená | 12 % |
| 32 | Nulová | 0 % |
| 3 | Vlastní základní sazba | podle potřeby |
| 9 | Vlastní snížená sazba | podle potřeby |
| 17 | Vlastní druhá snížená sazba | podle potřeby |
Výpočet DPH
Hodnoty ve sloupci Výpočet DPH mohou být textové nebo číselné.
| Číslo | Text |
| 1 | Cenu uvádím bez DPH (základ daně) |
| 2 | Cenu uvádím s DPH (koncová cena) |
| 3 | DPH je účtována ve zvláštním režimu |
| 4 | Přenesená daňová povinnost v tuzemsku |
| 5 | Neplátce DPH |
| 6 | Přenesená daňová povinnost do zahraničí |
Průběh importu
Přenost faktur do Vyfakturuj.cz pomocí CSV najdete v Nastavení → Propojení s dalšími systémy → Importy → CSV.
Doporučujeme import nejprve otestovat na malém počtu faktur. Až ve chvíli, kdy si budete jisti správným nastavením souboru a importovaných dat, přejděte k importu kompletního seznamu vašich faktur.
1) Načtení souboru
Do svého účtu ve Vyfakturuj.cz nahrajte připravenou tabulku s daty ve formátu CSV. Můžete (ale nemusíte) specifikovat formát textu (UTF-8 nebo Windows-1250). Poté klikněte na tlačítko Importovat CSV.
2) Výběr typu dat
Jakmile se data načtou, systém zobrazí náhled prvních šesti řádků vaší tabulky (hlavička + 5 datových řádků). U každého sloupce z roletky vyberte, zda se má nebo nemá importovat do Vyfakturuj.cz a pokud ano, o jaká data se jedná.
Pro plátce DPH: Celková částka na faktuře a DPH se vypočítávají z ceny a DPH u jednotlivých položek.
Určete, jaký typ dat obsahuje první řádek tabulky – zda se jedná o data nebo o hlavičku (nadpis sloupců) tabulky.
Tlačítkem Importovat CSV spusťte import. Systém vypíše informace o průběhu importu na následující stránku.
3) Dokončení importu
Po dokončení importu se můžete vrátit na úvodní stránku importu a importovat další doklady nebo si importované doklady zkontrolovat v seznamu faktur.
Chyby v importu
Pokud se v importu vyskytnou chyby, systém je po dokončení přenosu dat vypíše na stránce. Doklady, které obsahují chybu, nebudou importovány.
Smazání importovaných faktur
Pokud se doklady nenaimportovaly podle vašich představ, vraťte se na úvodní stránku importu a doklady smažte. Systém smaže vždy poslední importovanou sadu faktur.
Doklady můžete také smazat přímo v seznamu faktur pomocí hromadných operací s doklady.
