Šablony e-mailů – uhrazení dokladu

Tento návod je pro službu: Vyfakturuj.cz, SimpleShop

Pomocí šablony e-mailu o uhrazení dokladu za vás systém automaticky zašle informaci o zaplacené faktuře vašemu zákazníkovi i vám.

Aby vše správně fungovalo, nezapomeňte u všech svých kontaktů v adresáři vyplnit e-mailovou adresu.

Použití šablony

E-mail s informací o uhrazení dokladu můžete používat:

  • Ve Vyfakturuj.cz u všech vystavených dokladů.
  • V SimpleShopu:

Šablona může sloužit jako:

  • Poděkování zákazníkovi za přijatou platbu.
  • Zaslání daňového dokladu k zálohové platbě (na základě objednávky, výzvy k platbě, proformy nebo zálohové faktury). Pokud máte nastavené párování s bankou, celý proces probíhá automaticky a vy se nemusíte o nic starat.
  • Informace pro vás o uhrazeném dokladu (a zároveň přijaté platbě).

Nastavení

V Nastavení přejděte na Faktury → Nastavení e-mailů.

Nastavení e-mailů

Nastavení ve Vyfakturuj.cz

Šablona s informací o uhrazení ve Vyfakturuj.cz

Nastavení v SimpleShopu

Šablona s informací o uhrazení v SimpleShopu

Automatické odesílání e-mailu

Vyberte, zda a komu má být e-mail automaticky odeslán ve chvíli, kdy bude faktura v systému označena jako uhrazená (automaticky nebo manuálně).

Možnosti jsou následující:

  • Neposílat (automatické odesílání je vypnuto)
  • Posílat odběrateli faktury (e-mail se odešle na adresu odběratele uvedenou na faktuře)
  • Posílat pouze na můj e-mail (e-mail se odešle na adresu uvedenou ve Fakturačních údajích)

Nastavení šablony s informací o uhrazení

Do políčka Kopie/Skrytá kopie si můžete zadat libovolnou e-mailovou adresu, na kterou systém mail odešle kopii zprávy.

Úpravy šablony

Text e-mailu upravte podle své potřeby. Jako přílohu e-mailu je možné připojit příslušný doklad v PDF.

Pomocí tlačítka Obnovit výchozí nastavení zrušíte provedené změny a vrátíte text e-mailu do původní přednastavené podoby.

Úpravy šablony s informací o uhrazení

Úpravy pomocí HTML

Text e-mailu můžete upravit pomocí základních HTML značek a CSS stylů a změnit tak např. barvu písma, velikost či zvýraznění ztučněním nebo kurzívou.

Příklad:

  • <b>tučný text</b>
  • <i>text kurzívou</i>
  • <span style="color:blue;">text modře</span>
  • <span style="font-size:16pt;">text ve velikosti 16</span>

Podrobné informace k HTML/CSS včetně příkladů najdete např. na https://www.jakpsatweb.cz/.

Proměnné

Proměnné v závorkách slouží k tomu, aby systém mohl automaticky vložit údaje týkající se konkrétní faktury. Vysvětlivky k proměnným najdete v dolní části stránky. Formulář po dokončení úprav nezapomeňte uložit.

Vysvětlivky k proměnným

Manuální odeslání e-mailu

Informaci o přijetí platby můžete vašim zákazníkům také odeslat manuálně z detailu uhrazeného dokladu (Menu → Poslat → Poslat info o uhrazení). E-mail lze před odesláním ještě upravit.

Ve Vyfakturuj.cz

Vyfakturuj.cz - zaslání informace o uhrazení faktury

V SimpleShopu

SimpleShop - odeslání informace o uhrazení

Související články

Markéta Hladká

Tento návod pro vás napsala Markéta Hladká ze zákaznické podpory Redbit s. r. o.

Píše články pro uživatele aplikací Vyfakturuj.cz a SimpleShop, a to téměř ve všech chvílích, kdy nepečuje o dva aktivní jednovaječné potomky. Ráda relaxuje na zahradě, nebo u knihy a šálku dobrého čaje.

Chcete se k článku na něco zeptat?