Pravidelné faktury

Vystavujete často stejné faktury, např. jen s odlišným datem? Funkce pravidelných faktur za vás automaticky vystaví doklad podle vytvořeného vzoru a v předem určeném termínu. Vy tak nebudete muset na nic myslet.

POZN.: Pro systém Vyfakturuj.cz si dostupnost funkce prosím ověřte v přehledu tarifů.

Nová pravidelná faktura

V hlavním menu si otevřete položku Pravidelné faktury a nahoře vedle nadpisu klikněte na tlačítko +.

V SimpleShopu pravidelné faktury najdete pod záložkou Prodeje → Pravidelné faktury.

Nastavení předpisu pravidelné faktury

Vyplňte název, pod kterým bude předpis pravidelné faktury uložen v seznamu. Vyplňte detaily odběratele, typ dokladu, který chcete vystavit, a další informace stejně jako u běžné faktury.

V pravém sloupci pak nastavte pravidla pro automatické vystavování pravidelných dokladů:

• Začátek – přesné datum/první/poslední den v měsíci.
• Den/měsíc, kdy má být vystaven první doklad.
• Konec:
  • Bez ukončení – neomezená platnost.
  • Podle data – platnost do konkrétního data. Pokud datum ukončení a vystavení dalšího dokladu bude stejné, nejdříve se vystaví doklad, a poté se zastaví pravidelná faktura.
  • Podle počtu dokladů – systém vystaví pouze určený počet dokladů.
  • Zastavit při prvním neuhrazeném dokladu – jakmile odběratel neuhradí doklad, bude další fakturace zastavena. Opětovnou aktivaci je nutné provést ručně.
  • Zastaveno – vystavování dokladů je deaktivováno.
• Opakování po – interval vystavování nových dokladů.
• První fakturu:
  • Vytvořit, až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví podle data nastaveného u políčka Začátek/Datum začátku.
  • Vytvořit dnes, další až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví v den vytvoření předpisu pravidené faktury. (Pozn.: K vystavení dokladu nedojde okamžitě po uložení, ale až na něj během určeného dne přijde řada v systému.)

TIP: U pravidelných faktur, které jsou vystaveny v rámci opakovaných plateb v SimpleShopu, se výše uvedené parametry nastaví automaticky. U plateb bankovním převodem můžete upravit Datum začátku, aby zákazník dostal včas podklady pro platbu.

Použití proměnných

V pravidelné faktuře je možné použít proměnné, pomocí kterých systém automaticky doplní termín, který na faktuře potřebujete.

Proměnné můžete vkládat do položek na faktuře a do textových polí Věta před položkami faktury a Patička faktury.

Fakturujete-li tedy např. každého prvního měsíci službu zpětně za minulý měsíc, zadejte text s těmito proměnnými: 01. {m-1}, {Y-1m} – {e-1}. {m-1}. {Y-1m}.
Výsledkem bude:

• na faktuře vystavené 1. 1. 2026: 01. 12. 2025 – 31. 01. 2025,
• na faktuře vystavené 1. 2. 2026: 01. 01. 2026 – 31. 01. 2026,
• atd.

Proměnné, které můžete použít, najdete pod položkami faktury.

Variabilní symbol

U nových dokladů vystavených z předpisu pravidelné faktury systém automaticky nastaví vždy nový variabilní symbol. V některých případech je ale praktické mít variabilní symboly u opakujících se dokladů stejné, např. proto, aby si zákazník mohl nastavit trvalý příkaz.

Pro nastavení VS u předpisu pravidelné faktury klikněte v jejím detailu na tlačítko Další možnosti.

Do políčka VS vyplňte variabilní symbol, který bude použitý pro všechny doklady vystavené z tohoto předpisu pravidelné faktury.

Platby se stejným variabilním symbolem jsou párovány postupně vždy od nejstaršího vystaveného (a neuhrazeného) dokladu.

Seznam pravidelných faktur

V seznamu předpisů pravidelných faktur najdete samostatně doklady aktivní, ukončené (pozastavené) a také přehled všech vystavených dokladů.

V seznamu pravidelných faktur na první pohled najdete částku, datum příští platby (nebo stav o ukončení), štítek nebo informace, jestli u pravidelné faktury dochází k automatickému strhávání platby.

Okamžitě také poznáte neaktivní pravidelnou fakturu – je označená červeně.

Seznam předpisů pravidelných faktur si na všech kartách můžete seřadit podle názvu nebo podle data vystavení následujícího dokladu. Doklady seřadíte kliknutím na název sloupce.

Vyhledávání v pravidelných fakturách

Na kartě Hledat můžete v předpisech pravidelných faktur vyhledávat podle:

• názvu nebo jeho část,
• e-mailové adresy odběratele,
• částky.

Vyhledávání lze dále omezit pouze na aktivní nebo pouze na ukončené pravidelné faktury.

Hromadné akce v pravidelných fakturách

Pokud potřebujete s pravidelnými fakturami manipulovat hromadně, je možné pro všechny nebo všechny vybrané na dané stránce provést některou z hromadných operací:

• pozastavit,
• smazat.

Automatické odeslání

Systém doklad podle nastavených podmínek automaticky odešle na adresu uvedenou u kontaktu, příp. v šabloně v detailu odběratele.

Šablony e-mailů

Pro automaticky vystavované pravidelné faktury ve Vyfakturuj.cz se používají stejné e-mailové šablony jako pro ručně vystavené doklady.

Šablony e-mailů pro pravidelné faktury v SimpleShopu se nastavují zvlášť a můžete si je přizpůsobit podle návodu níže.

Šablony e-mailů pro opakované platby

Akce s pravidelnými fakturami

Rychlé akce lze provádět rovnou ze seznamu pravidelných faktur po kliknutí na 3 tečky a výběrem požadované akce. Smazání a pozastavení lze provádět také hromadně.

Pozastavení pravidelné faktury

Jakoukoliv pravidelnou fakturu můžete jednoduše pozastavit přes rychlé akce v seznamu dokladů nebo v její úpravě. Pokud je třeba pozastavit více pravidelných faktur, využijte hromadné akce.

Pozastavená faktura se přesune na kartu Ukončené a označí se červeně.

Opětovná aktivace

Potřebujete-li pozastavenou fakturu znovu aktivovat, otevřete si detail dokladu a změňte nastavení políčka Konec.

Smazání pravidelné faktury

Pravidelnou fakturu můžete také úplně smazat. Tlačítko pro smazání předpisu pravidelné faktury najdete v detailu šablony.

Kopie pravidelné faktury

Chcete-li vytvořit kopii předpisu pravidelného dokladu, můžete to udělat přes akce v seznamu dokladů.

Ruční vystavení pravidelné faktury

Někdy je potřeba nečekat, až se pravidelná faktura vystaví automaticky sama, a je nutné ji vystavit jednorázově ručně ihned. K tomu slouží možnost Vytvořit doklad v akcích v seznamu předpisů.

Změna plátcovství DPH nebo OSVČ na s. r. o.

Firma zůstává stejná

Jakmile dojde ke změně plátcovství DPH ve fakturačních údajích, dojde k pozastavení všech pravidelných faktur ve firmě.

U pravidelných faktur zkontrolujte, zda jsou sazby DPH nastaveny tak, aby následující doklady vystavené na základě pravidelné šablony byly správně, případně hodnoty upravte.

Abyste poznali, kde ještě ke kontrole pravidelných faktur nedošlo, zobrazí se u těch v původním režimu výstražný vykřičník. Při opětovném uložení pravidelného dokladu upozornění zmizí.

Převod pravidelných faktur na novou firmu

Při změně plátcovství nebo přechodu na s. r. o. a současném vytvoření nové firmy je nutné předpisy pravidelných faktur v nové firmě znovu vytvořit, aby se následné opakované doklady už vystavovaly na tuto novou firmu. V původní firmě poté předpisy pravidelných faktur pozastavte.