Vystavujete často stejné faktury, např. jen s odlišným datem? Funkce pravidelných faktur za vás automaticky vystaví doklad podle vytvořeného vzoru a v předem určeném termínu. Vy tak nebudete muset na nic myslet.
POZN.: Pro systém Vyfakturuj.cz si dostupnost funkce prosím ověřte v přehledu tarifů.
Obsah
Nová pravidelná faktura
V hlavním menu si otevřete položku Faktury → Pravidelné faktury a nahoře vedle nadpisu klikněte na tlačítko +.
V SimpleShopu pravidelné faktury najdete pod záložkou Prodeje → Pravidelné faktury.
Nastavení předpisu pravidelné faktury
Vyplňte název, pod kterým bude předpis pravidelné faktury uložen v seznamu. Vyplňte detaily odběratele, typ dokladu, který chcete vystavit, a další informace stejně jako u běžné faktury.
V pravém sloupci pak nastavte pravidla pro automatické vystavování pravidelných dokladů:
- Začátek – přesné datum/první/poslední den v měsíci.
- Den/měsíc, kdy má být vystaven první doklad.
- Konec:
- Bez ukončení – neomezená platnost.
- Podle data – platnost do konkrétního data. Pokud datum ukončení a vystavení dalšího dokladu bude stejné, nejdříve se vystaví doklad, a poté se zastaví pravidelná faktura.
- Podle počtu dokladů – systém vystaví pouze určený počet dokladů.
- Zastavit při prvním neuhrazeném dokladu – jakmile odběratel neuhradí doklad, bude další fakturace zastavena. Opětovnou aktivaci je nutné provést ručně.
- Zastaveno – vystavování dokladů je deaktivováno.
- Opakování po – interval vystavování nových dokladů.
- První fakturu:
- Vytvořit, až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví podle data nastaveného u políčka Začátek/Datum začátku.
- Vytvořit dnes, další až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví v den vytvoření předpisu pravidené faktury. (Pozn.: K vystavení dokladu nedojde okamžitě po uložení, ale až na něj během určeného dne přijde řada v systému.)
TIP: U pravidelných faktur, které jsou vystaveny v rámci opakovaných plateb v SimpleShopu, se výše uvedené parametry nastaví automaticky. U plateb bankovním převodem můžete upravit Datum začátku, aby zákazník dostal včas podklady pro platbu.
Použití proměnných
V pravidelné faktuře je možné použít proměnné, pomocí kterých systém automaticky doplní termín, který na faktuře potřebujete.
Proměnné můžete vkládat do položek na faktuře a do textových polí Věta před položkami faktury a Patička faktury.
Fakturujete-li tedy např. každého prvního měsíci službu zpětně za minulý měsíc, zadejte text s těmito proměnnými: 01. {m-1}, {Y-1m} – {e-1}. {m-1}. {Y-1m}.
Výsledkem bude:
- na faktuře vystavené 1. 1. 2026: 01. 12. 2025 – 31. 01. 2025,
- na faktuře vystavené 1. 2. 2026: 01. 01. 2026 – 31. 01. 2026,
- atd.
Proměnné, které můžete použít, najdete pod položkami faktury.
Variabilní symbol
U nových dokladů vystavených z předpisu pravidelné faktury systém automaticky nastaví vždy nový variabilní symbol. V některých případech je ale praktické mít variabilní symboly u opakujících se dokladů stejné, např. proto, aby si zákazník mohl nastavit trvalý příkaz.
Pro nastavení VS u předpisu pravidelné faktury klikněte v jejím detailu na tlačítko Další možnosti.
Do políčka VS vyplňte variabilní symbol, který bude použitý pro všechny doklady vystavené z tohoto předpisu pravidelné faktury.
Platby se stejným variabilním symbolem jsou párovány postupně vždy od nejstaršího vystaveného (a neuhrazeného) dokladu.
Seznam pravidelných faktur
Do seznamu všech pravidelných faktur se dostanete kliknutím na Faktury a následně Pravidelné faktur v levém menu. Následně si můžete vybrat, které faktury chcete zobrazit.
Automatické vystavení a odeslání
Systém doklad podle nastavených podmínek prvidelnou fakturu vystaví a automaticky odešle na adresu uvedenou u kontaktu, příp. v šabloně v detailu odběratele.
Šablony e-mailů
Pro automaticky vystavované pravidelné faktury ve Vyfakturuj.cz se používají stejné e-mailové šablony jako pro ručně vystavené doklady.
Šablony e-mailů pro pravidelné faktury v SimpleShopu se nastavují zvlášť a můžete si je přizpůsobit podle návodu níže.
Šablony e-mailů pro opakované platby
Akce s pravidelnými fakturami
S pravidelnými fakturami můžete provádět následující akce:
- upravit,
- smazat,
- pozastavit,
- vytvořit kopii,
- vystavit ručně doklad.
Rychlé akce lze provádět rovnou ze seznamu pravidelných faktur po kliknutí na 3 tečky a výběrem požadované akce. Smazání a pozastavení lze provádět také hromadně.
Pozastavení / aktivace pravidelné faktury
Jakoukoliv pravidelnou fakturu můžete jednoduše pozastavit v její úpravě nastavením kolonky Konec na možnost ZASTAVENO (další se již nebudou generovat).
Potřebujete-li pozastavenou fakturu znovu aktivovat, otevřete si detail dokladu a změňte nastavení políčka Konec.
Smazání pravidelné faktury
Pravidelnou fakturu můžete také úplně smazat. Použijte tlačítko Smazat v levém dolním rohu.
Změna plátcovství DPH nebo OSVČ na s. r. o.
Firma zůstává stejná
Jakmile dojde ke změně plátcovství DPH ve fakturačních údajích, dojde k pozastavení všech pravidelných faktur ve firmě.
U pravidelných faktur zkontrolujte, zda jsou sazby DPH nastaveny tak, aby následující doklady vystavené na základě pravidelné šablony byly správně, případně hodnoty upravte.
Abyste poznali, kde ještě ke kontrole pravidelných faktur nedošlo, zobrazí se u těch v původním režimu výstražný vykřičník. Při opětovném uložení pravidelného dokladu upozornění zmizí.
Převod pravidelných faktur na novou firmu
Při změně plátcovství nebo přechodu na s. r. o. a současném vytvoření nové firmy je nutné předpisy pravidelných faktur v nové firmě znovu vytvořit, aby se následné opakované doklady už vystavovaly na tuto novou firmu. V původní firmě poté předpisy pravidelných faktur pozastavte.
