Pravidelné faktury

13. září 2020

Tento návod je pro službu: Vyfakturuj.cz, SimpleShop

Vystavujete často stejné faktury, např. jen s odlišným datem? Pravidelné faktury za vás tyto doklady v předem určených termínech vystaví a vy tak nebudete muset na nic myslet.

Pro systém Vyfakturuj.cz si dostupnost funkce prosím ověřte v přehledu tarifů.

Nová pravidelná faktura

V hlavním menu si otevřete položku Pravidelné faktury a vpravo nahoře klikněte na tlačítko Vytvořit novou pravidelnou fakturu:

Vytvoření nové pravidelné faktury

Nastavení šablony

Napište název šablony, pod kterým bude šablona uložena v seznamu pravidelných faktur. Vyplňte detaily odběratele, typ dokladu, který chcete vystavit a další informace stejně jako u běžné faktury.

Detaily pravidelné faktury

V pravém sloupci pak nastavte pravidla pro automatické vystavování pravidelných dokladů:

  • Začátek – přesné datum/první/poslední den v měsíci
  • Den/měsíc, kdy má být vystaven první doklad
  • Konec:
    • Bez ukončení – neomezená platnost.
    • Podle data – platnost do konkrétního data.
    • Podle počtu dokladů – systém vystaví pouze určený počet dokladů.
    • Zastavit při prvním neuhrazeném dokladu – jakmile odběratel neuhradí doklad, bude další fakturace zastavena. Opětovnou aktivaci je nutné provést ručně.
    • Zastaveno – vystavování dokladů je deaktivováno.
  • Opakování po – interval vystavování nových dokladů.
  • První fakturu
    • Vytvořit, až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví podle data nastaveného u políčka Začátek.
    • Vytvořit dnes, další až na ni přijde řada – první doklad systém vystaví v den vytvoření šablony. (Pozn.: K vystavení dokladu nedojde okamžitě po uložení šablony, ale až na něj během určeného dne přijde řada v systému.)

Nastavení pravidel pro vytváření opakovaných dokladů

U pravidelných faktur, které jsou vystaveny v rámci opakovaných plateb v SimpleShopu, se výše uvedené parametry nastaví automaticky.

Použití proměnných

V položce na faktuře je možné použít proměnné, pomocí kterých systém automaticky doplní termín, který na faktuře potřebujete.

Fakturujete-li tedy např. službu na období jednoho roku od 1.6. do 31.5. roku následujícího, zadejte proměnnou 1.6.{Y} – 31.5.{Y+1} a opakování po 12 měsících (ročně). Výsledkem bude:

  • na faktuře vystavené v r. 2018: 1.6.2018-31.5.2019
  • na faktuře vystavené v r. 2019: 1.6.2019-31.5.2020
  • atd.

Proměnné, které můžete použít, najdete pod políčky pro položky:

Proměnné pro pravidelné faktury

Variabilní symbol

U nových dokladů vystavených z pravidelné faktury systém automaticky nastaví vždy nový variabilní symbol. V některých případech je ale praktické mít variabilní symboly u opakujících se faktur stejné, např. proto, aby si zákazník mohl nastavit trvalý příkaz.

Pro nastavení VS u pravidelné faktury klikněte v jejím detailu na tlačítko Další možnosti.

Další možnosti nastavení u pravidelné faktury

Do políčka VS vyplňte variabilní symbol, který bude použitý pro všechny doklady vystavené z této šablony.

Variabilní symbol pro pravidelnou fakturu

Platby se stejným variabilním symbolem jsou párovány postupně vždy od nejstaršího vystaveného (a neuhrazeného) dokladu.

Seznam pravidelných faktur

V seznamu pravidelných faktur najdete samostatně doklady aktivní, ukončené (pozastavené) a také přehled všech vystavených dokladů.

Seznam pravidelných faktur

Na kartě Hledat můžete v dokladech vyhledávat podle názvu nebo jeho části a omezit vyhledávání pouze na aktivní nebo na ukončené doklady.

Vyhledávání v pravidelných fakturách

Seznam pravidelných faktur si na všech kartách můžete seřadit podle názvu nebo podle data vystavení následujícího dokladu.

Řazení pravidelných faktur

Automatické odeslání

Systém doklad podle nastavených podmínek automaticky odešle na adresu uvedenou u kontaktu, příp. v šabloně v detailu odběratele.

Pozastavení dokladu a opětovná aktivace

Jakoukoliv pravidelnou fakturu můžete jednoduše pozastavit pomocí tlačítka v seznamu dokladů.

Pozastavení pravidelné faktury

Pozastavená faktura se přesune na konec seznamu pravidelných dokladů a barva pozadí řádku se změní na červenou. V nastavení dokladu se volba v políčku Konec přepne na Zastaveno.

Potřebujete-li pozastavenou fakturu znovu aktivovat, otevřete si detail dokladu a změňte nastavení políčka Konec.

Opětovná aktivace pozastavené pravidelné faktury

Smazání dokladu

Pravidelnou fakturu můžete také úplně smazat. Tlačítko pro smazání dokladu najdete v detailu šablony.

Tlačítko pro smazání pravidelné faktury

Postup při změně plátcovství DPH

Jakmile dojde ke změně plátcovství DPH ve fakturačních údajích vaší firmy, u pravidelných faktur vystavených v původním režimu se zobrazí výstražný trojúhelník.

Upozornění při změně plátcovství DPH

U těchto faktur zkontrolujte, zda jsou sazby DPH nastaveny tak, aby následující doklady vystavené na základě pravidelné šablony byly správně a údaje případně upravte. Při opětovném uložení pravidelného dokladu upozornění zmizí.

Markéta Hladká
Tento návod pro vás napsala Markéta Hladká, anděl zákaznické podpory Redbit s.r.o. Pečlivě a důsledně se stará o spokojenost uživatelů aplikací Vyfakturuj.cz a SimpleShop, a to téměř ve všech chvílích, kdy nekrotí smečku čítající dva jednovaječné potomky. Ráda cestuje a svými historkami dokáže rozesmát celý tým.


Odpověděl článek na všechny vaše otázky?

Total 2 Votes
0

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?

Štítky: