V tomto návodu jsme pro vás shrnuli základní věci, které je dobré mít nastavené ještě před tím, než začnete vystavovat své první doklady. Díky tomu budete mít všechno předpřipravené a samotné fakturování pro vás bude rychlejší a jednodušší.
Pokud používáte SimpleShop, mějte na paměti, že zde probíhá fakturace automaticky – proto je důležité mít vše nastavené ještě před spuštěním prodeje.
Obsah
Správné fakturační údaje
Před zahájením fakturace je nezbytné zkontrolovat a správně nastavit fakturační údaje.
Tyto údaje se automaticky přenášejí do všech vystavených dokladů a jsou jejich nedílnou součástí. Pokud nejsou vyplněné správně nebo úplně, může to způsobit chyby ve fakturaci a komplikace při účetním zpracování nebo při jednání s vašimi klienty.
Fakturační údaje, ne/plátce DPH, Identifikovaná osoba
Nastavení vzhledu dokladu
V systému máte možnost přizpůsobit si vzhled vystavených dokladů. Lze přidat například logo nebo podpis a upravit grafickou podobu dokladu podle vlastních potřeb.
Díky tomu mohou doklady vizuálně odpovídat vaší značce a působit profesionálně při každém odeslání klientovi.
Výchozí hodnoty na dokladu
Pro urychlení práce si můžete nastavit výchozí hodnoty, které se budou automaticky doplňovat do nově vystavených dokladů. Jedná se například o splatnost, měnu, jazyk nebo předvyplněný text na faktuře.
Díky tomu nebudete muset tyto údaje zadávat opakovaně u každého dokladu.
Jak nastavit výchozí hodnoty na faktuře?
Platební metody
Do systému si přidejte platební metody, které budete svým klientům nabízet pro úhradu dokladů. K dispozici je například platba bankovním převodem nebo online platba kartou prostřednictvím platebních bran.
V případě, že budete využívat platbu bankovním převodem, lze ve vašem internetovém bankovnictví nastavit párování plateb. Díky tomu systém dokáže přijaté platby automaticky přiřazovat k vystaveným dokladům.
Číselné řady dokladů
V systému jsou k dispozici výchozí číselné řady, které můžete ihned využívat. Pokud však potřebujete vlastní číslování, lze si jej jednoduše nastavit. Systém navíc umožňuje pracovat i s více číselnými řadami současně.
Nastavení e-mailů a upomínek
Vystavené doklady můžete odesílat přímo ze systému e-mailem. K tomu slouží šablony e-mailů, které si můžete upravit podle vlastních potřeb – například pro odeslání faktury nebo pro potvrzení o přijetí platby.
Součástí nastavení je také možnost automatických upomínek. Díky nim systém dokáže klientům připomenout neuhrazené doklady bez nutnosti ruční kontroly.
Návody na nastavení šablon e-mailů pro SimpleShop naleznete v článku Na co myslet při nastavení prodeje přes SimpleShop, konkrétně v části Komunikace se zákazníkem.
