Nastavení upomínek

11. září 2020

Tento návod je pro službu: Vyfakturuj.cz, SimpleShop

Zde si nastavíte způsob, jakým bude systém zákazníka automaticky informovat o neuhrazené platbě.

Aby vše správně fungovalo, nezapomeňte u všech svých kontaktů v adresáři vyplnit e-mailovou adresu.

Systém umožňuje nastavení celkem tří upomínek. Volba, po kolika dnech před nebo po splatnosti budou upomínky odeslány, je zcela na vás.

V Nastavení přejděte na Faktury → Nastavení e-mailů + automatické upomínky.

Nastavení e-mailů a upomínek v systémech Vyfakturuj.cz a SimpleShop

Upomínky ve Vyfakturuj.cz

Ve Vyfakturuj.cz najdete šablony e-mailů v levé části okna v sekci Automatické upomínky.

Nastavení upomínek ve Vyfakturuj.cz

Upomínky v SimpleShopu

V SimpleShopu systém nabízí zvlášť nastavení upomínek pro objednávky vystavené přes prodejní formulář (v levé části okna) a ručně vystavené doklady a pro pravidelné faktury vystavené k opakovaným platbám.

Šablony upomínek pro systém SimpleShop

Ručně vystavené doklady doporučujeme v SimpleShopu vystavovat pouze v nutných případech v souvislosti s vašimi produkty. Za každý takto vystavený doklad vám totiž bude účtována standardní provize. Pro častější ruční fakturaci bez návaznosti na produkty využijte systém Vyfakturuj.cz.

Nastavení automatického odesílání

Nastavení jednotlivých upomínek je pro Vyfakturuj.cz i SimpleShop stejné. Klikněte na E-mail s 1., 2. nebo 3. automatickou upomínkou, podle toho, kterou upomínku potřebujete nastavit.

Nejprve vyberte, zda má být upozornění automaticky odesláno přímo odběrateli, pouze vám, nebo nemá být odesíláno vůbec (varianta Neposílat).

Podle potřeby upravte titulek e-mailu a případně doplňte adresáty v kopii a skryté kopii. Pokud si do kopie nebo skryté kopie dáte svojí e-mailovou adresu, budete průběžně informováni o fakturách neuhrazených v termínu, nebo těch, kterým se blíží splatnost. Podle toho jakou lhůtu pro odeslání upomínky si nastavíte (viz bod 3.).

Můžete si zvolit, zda k e-mailu má být jako příloha připojen neuhrazený doklad ve formátu PDF či nikoliv. Zákazník si doklad může také zobrazit po kliknutí na odkaz, který je součástí e-mailu.

Lhůta pro odeslání upomínky

Pokud jste odesílání upomínek zapnuli, systém zákazníka na neuhrazenou platbu automaticky upozorní po uplynutí vámi určeného počtu dnů po splatnosti dokladu. Termín odeslání upomínky zvolíte zadáním počtu dnů po splatnosti, kdy se má upomínka odeslat. Pokud zadáte záporné číslo (např. -1), upomínka bude odeslána jeden den před datem splatnosti.

Text e-mailu a proměnné

Text e-mailu můžete upravit zcela libovolně. Proměnné v závorkách slouží k tomu, aby systém mohl automaticky vložit údaje týkající se příslušného neuhrazeného dokladu. Vysvětlivky k jednotlivým proměnným najdete v dolní části stránky.

Manuální odesílání upomínek

Upomínky můžete také odesílat manuálně (v detailu dokladu klikněte na tlačítko Poslat → Poslat upomínku).

Markéta Hladká
Tento návod pro vás napsala Markéta Hladká, anděl zákaznické podpory Redbit s.r.o. Pečlivě a důsledně se stará o spokojenost uživatelů aplikací Vyfakturuj.cz a SimpleShop, a to téměř ve všech chvílích, kdy nekrotí smečku čítající dva jednovaječné potomky. Ráda cestuje a svými historkami dokáže rozesmát celý tým.


Odpověděl článek na všechny vaše otázky?

Total 2 Votes
2

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?